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Opciones de seguridad


Word nos brinda diferentes opciones para agregar seguridad a nuestros documentos. Estas herramientas nos permitirán controlar el acceso a los documentos, cuando son varios los usuarios que utilizan la computadora.

Las opciones de seguridad se pueden utilizar tanto para restringir el ingreso y visibilidad del documento, como para restringir la edición o modificación del mismo.

En Word podemos aplicar diferentes niveles de seguridad a nuestros documentos:

  • Podemos agregar una contraseña de apertura, para que sólo aquellas personas que tengan la clave puedan ingresar y editar el documento.

  • Marcar el documento como final, para avisar que esa versión del documento es la última y evitar ediciones de la misma.

  • Podemos controlar quién edita, imprime o modifica el documento.

  • Identificar el autor del documento, con firma digital.

Marcar/desmarcar el documento como final

Cuando un documento se marca como final, los comandos de edición y escritura y las marcas de revisión están deshabilitados, y el documento es de solo lectura. La opción Marcar como final ayuda a transmitir que se está compartiendo una versión finalizada del documento. También impide que los lectores o revisores del documento modifiquen el mismo sin darse cuenta.

Para marcar el documento como final, seguimos estos pasos:

  1. Hacemos clic en la pestaña archivo y desde la opción información hacemos clic en el botón Proteger documento.

  2. Hacemos clic en la opción Marcar como final. Word pedirá que guardemos el archivo.

  3. Opcion Marcar Como Final

    Al abrirlo nuevamente se verá un mensaje amarillo con la frase MARCADO COMO FINAL en la parte superior del documento. Si hacemos clic en el botón Editar de todas formas, el documento ya no estará marcado como final.

    Documento marcado como final

Agregar contraseña de apertura

  1. Desde el botón Proteger documento de la pestaña archivo, en la opción Información, hacemos clic en la opción Cifrar con contraseña. Se abrirá una ventana como la siguiente:

  2. ventana Cifrar Documento
  3. Escribimos la contraseña para el documento.

  4. Luego nos aparecerá otra ventana donde se nos pedirá que volvamos a escribir la contraseña. De esta manera Word se asegura de que hemos introducido la contraseña sin errores.

  5. Nota: Como precaución debemos almacenar las contraseñas en un lugar seguro, ya que Word no puede recuperar contraseñas olvidadas o perdidas.

  6. De ahora en más, siempre que se abra el documento se nos pedirá que ingresemos la contraseña. Si no es escrita correctamente, no se mostrará el contenido del documento.

Modificar la contraseña de apertura

Cambiar la contraseña es sencillo. Primero debemos abrir el documento; luego realizamos los mismos pasos que para crear la contraseña, haciendo clic en el botón Proteger documento, haciendo clic en la opción Cifrar con contraseña y modificando el valor de la contraseña.

Quitar la contraseña de apertura

Seguimos los mismos pasos que para modificar o crear la contraseña, pero dejando el campo de contraseña en blanco.

Restringir edición

  1. Podemos controlas que tipos de cambios pueden realizarse al documento, haciendo clic en la opción restringir edición del botón Proteger documento. Al hacer clic en esta opción se abrirá un panel a la derecha de la ventana del documento:

  2. panel Restringir Edicion
    • Desde la opción Restricciones de formato podemos restringir qué formatos del documento pueden ser editados. Si queremos restringir los formatos tildamos el cuadro limitar el formato a una selección de estilos y luego hacemos clic en Configuración… Se abrirá la siguiente ventana:

    • ventana Restricciones De Formato

      Desmarcamos los formatos que no queremos permitir. También disponemos de tres botones en la parte inferior de la lista: el botón Todos marca todos los formatos; el botón mínimo (recomendado) desmarca algunos estilos, según el criterio de Word; el botón ninguno desmarca todos los formatos.

      También contamos con tres opciones más, en la parte inferior de la ventana, para restringir los formatos: permitir que el autoformato invalide restricciones de formato, bloquear cambios de esquema, bloquear el cambio de conjunto de estilos rápidos.

      Una vez finalizada la restricción, presionamos Aceptar.

    • Desde la opción Restricciones de edición del panel Restringir edición determinamos que tipo de edición está permitido en el documento. Tildamos el cuadro de selección Permitir sólo este tipo de edición en el documento. Luego, desde la lista seleccionamos el tipo de edición que se permite:

    • Cambios realizados: Esta opción permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento. Estos cambios quedarán resaltados.

      Comentarios: Sólo permite a los usuarios introducir comentarios sobre el documento.

      Rellenando formularios: En un tutorial más adelante se verá cómo crear formularios, pero si usamos plantillas de Word habremos notado que algunas tienen campos para insertar texto, seleccionar elemento o fechas, y más; estos son los campos de formulario. Con esta opción los usuarios solo pueden escribir en las áreas de los formularios y el resto del documento (imágenes, texto de párrafo, etc.) no puede editarse.

      Sin cambios: Esta opción no permite realizar ningún cambio. Equivale a marcar el documento como de sólo lectura.

      Al seleccionar esta opción aparecerá por debajo una sección opcional, que nos permitirá agregar excepciones.

  3. Al finalizar la edición de estricciones, y para que las mismas tengan efecto, hacemos clic en el botón si, aplicar la protección del apartado comenzar a aplicar. Aparecerá la siguiente ventana:

  4. comenzar Aplicar Proteccion
  5. Escribimos una contraseña y la confirmamos. Luego presionamos Aceptar.

Para quitar restricción

  1. Desde el botón proteger documento, hacemos clic en el opción Restringir edición. Se abrirá el panel de restricción a la derecha de la ventana del documento.

  2. Hacemos clic en el botón Suspender protección, escribimos la contraseña y presionamos Aceptar.


Aquí les dejamos el video tutorial explicando estas opciones.