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Propiedades del documento

Cuando se guarda un documento se almacena, junto con el contenido del documento, una información adicional, los metadatos o propiedades del documento.

Las propiedades de documento, son detalles acerca de un archivo que lo describen o identifican. Las propiedades de documento incluyen información detallada como el título, nombre del autor, asunto y palabras clave que identifican el tema o el contenido del documento.

Estas propiedades nos servirán para identificar y buscar documentos.

Existen cuatro tipos de propiedades de documentos:

  • Propiedades Estándar: los documentos de Office están ligados con un conjunto de propiedades estándar, como el autor, el título y el asunto. Se puede especificar valores propios para estas propiedades, para facilitar la tarea de organizar e identificar los documentos. Por ejemplo, se puede usar la propiedad Palabras clave para agregar la palabra clave de los archivos, para buscar archivos con las misma palabra clave.

  • Propiedades de actualización automática: En esta categoría se encuentran las propiedades como el tamaño del archivo, la fecha en que se modificó por última vez, número de palabras o caracteres. Estas propiedades no pueden ser modificadas por nosotros ya que se actualizan automáticamente.

  • Propiedades personalizadas: Son propiedades adicionales que podemos agregar al documento. Se asignar textos, horas o valores numéricos a las propiedades personalizadas y también asignarles los valores sí o no.

  • Propiedades de la biblioteca de documentos: Son las propiedades que están asociadas con los documentos en una biblioteca de documentos en un sitio Web o en una carpeta pública.

Ver y modificar propiedades del documento

Para ver las propiedades del documento, simplemente hacemos clic en Archivo y luego en información.

Propiedades del documento

A la derecha de la pantalla se encuentra la sección Propiedades. En esta sección se muestra propiedades importantes como el tamaño de archivo, el número de páginas y el autor, entre otras. Al final de la lista de Propiedades se encuentra la opción Mostrar todas las propiedades para ver más opciones de las propiedades del documento.

Podemos modificar propiedades simplemente posicionándonos en la caja marcada con el texto Agregar, y escribiendo el contenido. Las propiedades de actualización automática no podrán ser modificadas.

Para agregar propiedades personalizadas

  1. Hacemos clic en Propiedades y, a continuación, clic en Propiedades avanzadas.

  2. Propiedades Avanzadas
  3. Desde la ventana que aparece, hacemos clic en la pestaña Personalizar.

  4. Personalizar Propiedades
  5. En Nombre, escribimos un nombre para las propiedades personalizadas o seleccionamos un nombre de la lista que aparece debajo.

  6. En la lista tipo, seleccionamos el tipo de datos de la propiedad que se desea agregar.

  7. En el cuadro valor, escribimos un valor de la propiedad. El valor que se escriba debe coincidir con la selección en la lista tipo. Por ejemplo, si seleccionamos número en la lista tipo, debemos escribir un número en el cuadro valor. Si los valores no coinciden con el tipo de propiedad, se almacenan como texto.

  8. Presionamos el botón Agregar, para agregar la nueva propiedad al cuadro Propiedades. Si se quiere eliminar una de las propiedades agregadas, seleccionarla desde el cuadro propiedades y presionar el botón Eliminar. Podemos repetir los pasos anteriores para agregar más de una propiedad personalizada.

  9. Al finalizar, hacemos clic en Aceptar.