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Opciones de revisión

Si estamos trabajando en equipo podemos utilizar las opciones de revisión para marcar cuales fueron las inserciones, correcciones, eliminaciones, que se realizaron al documento, y llevar así un control o registro de las modificaciones.

Las opciones de revisión se encuentran dentro de la pestaña Revisar.

ficha Revisar

En esta pestaña se encuentran algunas opciones que hemos visto anteriormente, como las opciones de ortografía, gramática y sinónimos.

Podemos agregar comentarios y también activar el modo de revisión, para que cada nueva modificación, realizada por cada usuario que tenga acceso al documento. Cada edición quedará resaltada con un formato especificado (subrayado, resaltado, tachado, etc.). Luego podremos verificar quién hizo cada cambio y aceptarlos o rechazarlos.

Administrar comentarios

Los comentarios son una manera muy útil cuando compartimos el documento con varias personas, y no queremos hacer cambios directamente en el documento, pero queremos dejar asentado una acotación que podrán ver todos los miembros del equipo.

  • Insertar comentarios:

    1. Seleccionamos el texto al que queremos agregar un comentario.

    2. Desde la pestaña Revisar hacemos un clic en el botón nuevo comentario, que se encuentra dentro del grupo comentarios.

    3. Se abrirá una llamada desde donde podremos agregar el contenido del comentario. Esta llamada contiene el nombre del usuario que crea el comentario, por lo que todos los miembros del equipo podrán ver quién lo hizo.

    Dependiendo del tipo de vista en la que se encuentre el documento, los comentarios se mostrarán de manera diferente:

    • En las vistas Esquema o Borrador el texto aparecerá resaltado, pero para poder ver los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisión. En caso de no estar abierto, hacer clic en el botón Panel de revisiones del grupo seguimiento.

    • panel De Revisiones
    • En la vista de diseño de impresión, lectura y Diseño Web, aparecerá a la derecha de la hoja una sección con el globo del comentario, junto con una línea discontinua que apunta hacia el texto que contiene el comentario.

    • ejemplo Comentario
  • Desplazarse por los comentarios: Los botones Comentario anterior y Comentario siguiente nos permiten desplazarnos por cada uno de los comentarios del documento. Al hacer clic en uno de estos botones lograremos posicionarnos en el comentario anterior o el siguiente.

  • Eliminar comentario: So necesitamos quitar un comentario del documento, hacemos un clic sobre él y luego clic en el botón Eliminar comentario. Si hacemos clic en la flecha que tiene este botón en su parte inferior, podremos también eliminar todos los comentarios mostrados, y todos los comentarios del documento.

  • Comentar un comentario: Es posible dejar un mensaje sobre el mismo globo del comentario, como si fuera una conversación, respuesta o acotación sobre el comentario que se ha realizado. Para ello, nos posicionamos sobre el globo del comentario, y hacemos un clic en el botón que aparece en la parte superior derecha de dicho globo; por ultimo escribimos el mensaje.

  • respuesta A Comentario
  • Buscar un comentario: Si el documento es revisado por varias personas y necesitamos encontrar un comentario realizado por un miembro del equipo, podemos buscarlo desde la opción ir a de la pestaña inicio. Al hacer clic nos aparecerá la ventana Buscar y reemplazar. Desde la pestaña Ir a, seleccionamos de la lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha seleccionamos el autor de entre los que han añadido comentarios en el documento. Utilizando los botones Anterior y Siguiente podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

  • buscar Comentarios
  • Ocultar o mostrar los comentarios: Por defecto, los comentarios siempre van a estar visibles en el documento, pero si no queremos mostrar el área de revisión, podemos ocultar los comentarios. Para ello hacemos clic en el botón Mostrar marcas del grupo Seguimiento y destilamos la entrada Comentarios. Si queremos volver a mostrar los comentarios, volvemos a hacer clic en el botón Mostrar marcas y tildamos nuevamente dicha opción.

  • Los comentarios, si están visibles, saldrán impresos. Si están ocultos no saldrán impresos.

    Podemos cambiar la orientación de la hoja al imprimir los comentarios. Para ello hacemos clic en el botón opciones del grupo seguimiento (la flechita de la esquina derecha). Desde la ventana que aparece hacemos clic en el botón opciones avanzadas. Al final del cuadro de dialogo tenemos la opción Orientación del papel al imprimir; elegimos la orientación deseada y luego presionamos aceptar, y nuevamente aceptar.

    ocultar Mostrar Comentarios

    Otra opción si queremos o no imprimir los comentarios, es hacer clic en archivo>imprimir y en el grupo configuración hacemos clic en el primer botón y tildamos o destildamos la opción imprimir documento con revisiones.

    ocultar Mostrar Comentarios Al Imprimir

El control de cambios

El control de cambios es muy útil cuando trabajamos en equipo y queremos saber quién hizo cuales cambios. Word almacenará los cambios realizados por cada uno de los miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones, modificaciones de formato o texto eliminado). Word pone el nombre y le asigna un color diferente a cada usuario o miembro del equipo que realice algún cambio, para que sea más fácil identificarlos.

mensajes Control De Cambios

Por cada modificación tendremos un globo, con el nombre del miembro del equipo, y debajo la acción que se ha realizado. En la imagen sólo hay un solo miembro del equipo realizando cambios, y aparecen todos los globos en color rojo.

Pero los cambios, y quiénes los hicieron, no se verán hasta que no activemos el control de cambios. Para activarlo, simplemente tenemos que hacer clic en el botón control de cambios del grupo revisar. También puede realizarse esta opción con los atajos de teclado, presionando las teclas CTRL+SHIFT+E.

Elegir la forma en que se verán los cambios

Haciendo clic en la lista Mostrar para revisión podemos elegir cómo se mostrarán los cambios en el documento:

  • Revisiones simples: Muestra todas las revisiones pero sólo con unas marcas verticales a la izquierda.

  • Todas las revisiones: Es la opción por defecto. Se muestran todas las revisiones con el globo informativo a la derecha.

  • Ninguna revisión: Muestra el documento con todos los cambios efectuados pero sin ninguna marca que las muestre.

  • Original: Muestra el documento original sin tener en cuenta las revisiones efectuadas.

También podemos seleccionar que marcas queremos mostrar desde la lista Mostrar marcas.

mostrar Marcas

Mostrar panel de revisiones

Tenemos la opción de ver el control de revisiones desde el panel revisiones, y también elegir en qué posición de la ventana queremos ver este panel, en el lateral izquierdo o en la parte inferior de la ventana, haciendo clic en la flechita del botón Panel de revisiones del grupo Seguimiento.

formas Mostrar Panel Revisiones

Aceptar/rechazar los cambios

Los cambios realizados al documento pueden ser aceptados o rechazados por cualquier miembro del equipo, siempre y cuando se haya activado el control de cambios. Estas acciones pueden ser realizadas en forma manual o en forma automática:

  • En forma manual: Hacemos clic en el botón Aceptar o en el botón Rechazar. Para posicionarnos y desplazarnos por cada revisión utilizamos los botones Anterior o siguiente del grupo Cambios.

  • aceptar Rechazar Cambios
  • En forma automática: Haciendo clic en la flechita del botón aceptar encontramos varias opciones:

    • Aceptar y continuar con la siguiente: Acepta el cambio donde estamos posicionados y luego se posiciona en el siguiente cambio a revisar.

    • Aceptar este cambio: Sólo acepta el cambio donde estamos posicionados.

    • Aceptar todos los cambios: Acepta todos los cambios efectuados al documento.

    • Aceptar todos los cambios y detener seguimiento: Acepta todos los cambios y luego desactiva la opción de control de cambios.

    Algo similar sucede al hacer clic en la flechita del botón rechazar.

    opciones Aceptar Rechazar

Bloquear el seguimiento

Para evitar que la opción control de cambios sea desactivada, podemos agregar una contraseña. Sólo aquellas personas que tengan la contraseña podrán desactivar el control de revisiones. Para ello hacemos clic en la flechita del botón Control de cambios y seleccionamos la opción Bloquear seguimiento. Escribimos la contraseña y la repetimos, desde el cuadro de diálogo Bloquear seguimiento.

bloquear Seguimiento

Para desactivar el control de cambio bloqueado, hacemos clic nuevamente en la flechita de control de cambios, y clic en bloquear seguimiento y por ultimo escribimos la contraseña.

Opciones avanzadas del control de cambios

Podemos personalizar la apariencia de las marcas de control de cambios del documento. Para ello seguiremos estos pasos:

  1. Hacemos clic en el botón cambiar opciones de seguimiento (la flechita de la esquina derecha) del grupo revisiones. Se abrirá la ventana Opciones de revisión de cambios.

  2. opciones De Seguimiento
  3. Hacemos clic en el botón Opciones avanzadas. Se abrirá la ventana de Opciones avanzadas del control de cambios.

  4. opciones Avanzadas Control De Cambios
  5. Desde esta ventana podemos modificar el formato de cada marca de revisión. Por ejemplo, si queremos cambiar el formato de las marcas de inserción, desplegamos la lista inserciones y elegimos el formato. A la derecha tenemos los colores por autor; si queremos que todas las marcas de inserción sean del mismo color (independientemente del usuario), hacemos clic en esta lista y elegimos el color (sólo puede elegirse de una lista restringida de colores).

Comparar cambios/ comparar versiones del documento

Si se han realizado cambios sobre el documento original y no se ha activado el control de cambios, no habrá ningún registro sobre los cambios que cada miembro del equipo haya hecho. Por lo tanto, no podremos hacer una revisión para aceptar o rechazar los cambios, a menos que tengamos una copia del documento original y lo podamos comparar.

Siempre que se trabaje en equipo sobre un mismo documento, es recomendable tener guardada una copia de seguridad de la última versión modificada (y con cambios aceptados o rechazados) por si algún integrante del equipo hace cambios sin activar el control de cambios y luego lo guarda. Si tenemos una copia podremos usar la herramienta de comparación. Esta opción la tenemos al final de la pestaña revisar, en el grupo Comparar.

  1. Abrimos el documento original.

  2. Luego hacemos clic en el botón Comparar, y nuevamente en la opción comparar.

  3. Se abrirá la siguiente ventana:

  4. comparar Documentos
  5. Desde la primera lista, seleccionamos el documento original. Podemos hacer clic en el icono en forma de carpeta para buscar el documento en el equipo.

  6. Desde la segunda lista seleccionamos el documento que ha sido revisado (modificado).

  7. Presionamos Aceptar. Se abrirá un nuevo de Word dividida en tres secciones, con cada uno de los archivos abiertos en cada sección. También estará abierto el panel de revisiones, mostrando los cambios realizados al documento revisado:

  8. comparar Revisiones

Al aceptar o rechazar los cambios, estos se verán reflejados en el nuevo documento. Luego sólo nos quedará guardar el nuevo documento.

Aquí les dejamos el video tutorial explicando cada una de estas opciones.