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Macros

Una macro es una serie de instrucciones que se agrupan como un único comando para realizar una tarea automáticamente. En Word podemos automatizar tareas de uso frecuente creando y ejecutando macros.

Con frecuencia, las macros se utilizan para:

  • Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formato.

  • Combinar varias acciones; por ejemplo, podemos insertar una tabla con un tamaño y bordes específicos, o texto e imágenes que solemos agregar frecuentemente a los documentos.

Podemos crear nuestras propias macros personalizadas y también utilizar macros que ya tiene definidos el programa.

Macros de Word

Word ya contiene una serie de macros ya definida. Para consultarlas debemos hacer clic en la pestaña vista y hacer clic en la flechita del botón Macros, que se encuentra al final de la lista de herramientas de dicha pestaña. Por ultimo seleccionamos la opción ver macros. Aparecerá la ventana de Macros.

ver Macros

Desde la lista Macros en seleccionamos Comando de Word. En la sección central de la ventana Macros se mostrarán todas las macros predefinidas de Word.

Al hacer clic en uno de los nombres se mostrará en descripción, una explicación de lo que hace esa macro. Si queremos ejecutarla, la seleccionamos y presionamos el botón Ejecutar. Si la macro está compuesta por varios pasos, podemos ejecutarlo uno por uno presionando el botón Paso a paso. Las opciones modificar, eliminar no podremos utilizarlas, debido a que estos macros son propios de Word y no pueden ser editadas.

Grabar Macro

Tenemos dos formas de crear una macro: Si sabemos programación en Visual Basic, podemos programarlas; la otra forma de crearlas es utilizando la grabadora de Macros. En este curso se enseñará solamente esta última opción.

Algo muy importante a tener en cuenta antes de crear una macro con la grabadora: debemos planificar que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todas las acciones que vayamos realizando.

Otra cosa que debemos tener en cuenta es que cuando estemos grabando la macro es que no podremos usar el mouse para desplazarnos por el documento. Todo lo que hagamos, lo tendremos que hacer usando el teclado, desplazándonos con las teclas de movimiento y la tecla SHIFT si queremos seleccionar.

Otra consideración antes de grabar la macro es que la macro no debe depender del documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores documentos.

Para grabar una macro, seguimos estos pasos:

  1. Hacemos clic en la pestaña vista y luego clic en la flechita del botón Macro; seleccionamos la opción Grabar macro… (si tenemos habilitada la pestaña desarrollador, también encontraremos esta opción allí).

  2. Aparecerá la ventana Grabar macro:

  3. ventana Grabar Macro
  4. Escribimos el nombre para la macro en el campo Nombre de macro. El nombre que elijamos no debe tener más de 80 caracteres, debe comenzar con una letra. Tampoco puede contener espacios en blanco. Hay que tener cuidado de no escribir el nombre de una macro existente, ya que podemos pisar la macro anterior con las acciones de la nueva macro.

  5. Desde Asignar macro a podemos especificar el método que iniciará la macro. Puede ser un botón o una combinación de teclas. Más adelante en este tutorial veremos estas opciones. De todos modos, no es necesario utilizar estos botones desde este diálogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y más adelante asignarla a un botón o a una combinación de teclas.

  6. Desde la lista Guardar macro en elegimos donde se guardará la macro. Por defecto Word nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm, que es la que el sistema utiliza para crear todos los nuevos documentos, pero podemos elegir otra opción.

  7. Si lo queremos, podemos escribir una descripción, explicando las funciones de la macro.

  8. Al hacer clic en Aceptar, se guardarán los datos de la macro, y podremos comenzar la grabación de las acciones. Mientras se está grabando, veremos que el puntero del mouse contendrá la imagen de una cinta de grabación. Debemos tener cuidado de no abrir ningún documento mientras estamos grabando.

  9. cursor Grabar Macro
  10. Para terminar la grabación, hacemos clic en el botón detener de la barra de estados, o desde la pestaña vista, bajo el botón Macro (si tenemos activa la pestaña desarrollador, también encontraremos esta opción allí).

  11. detener Grabacion

    La macro se guarda automáticamente una vez que presionamos el botón.

    En caso de necesitar hacer una acción que no queremos que quede asentada mientras grabamos la macro, en vez de detener podemos pausar la grabación, y luego reanudarla.

Agregar la macro a la cinta de opciones o como acceso rápido

  1. Para agregar el botón de una macro ya existente, hacemos clic en la pestaña Archivo y luego clic en Opciones. Aparecerá la ventana de Opciones de Word.

  2. Desde el menú izquierdo hacemos clic en la opción Personalizar cinta de opciones.

  3. Desde la lista comandos disponibles en, seleccionamos la opción Macros. En la lista inferior aparecerán las macros que hemos creado. Seleccionamos una.

  4. Desde las opciones de la derecha podemos agregar la macro a una de las pestañas existentes (inicio, diseño, etc.) o crear una nueva pestaña haciendo clic en el botón nueva pestaña. También podemos crear un nuevo grupo dentro de una pestaña existente, seleccionándola de la lista y luego haciendo clic en el botón Nuevo grupo.

  5. Luego seleccionamos la pestaña y grupo donde queremos agregar la macro, y hacemos cli en el botón Agregar>>.

    opciones Word Macro

Asignar un grupo de teclas a la macro

Desde la ventana anterior contamos con un botón, el botón personalizar, que nos permite agregar un método abreviado de teclado, o atajo, para la macro seleccionada. Este botón se encuentra en la parte inferior de la lista de macros.

Al hacer un clic en él se abrirá la siguiente ventana:

asignar Teclas

Desde la categoría Especificar un comando seleccionamos a opción Macros y luego, desde comandos, la macro en concreto a la que asignar el atajo de teclado.

En Especificar la secuencia de teclado especificamos la combinación de teclas: simplemente las pulsamos como si fuésemos a ejecutarlas y el texto se escribirá sólo.

Luego, hacemos clic en el botón Asignar para que la combinación se asigne a la macro.

Por ultimo presionamos el botón Cerrar.

Ejecutar o Eliminar una Macro

  1. Hacemos clic en la pestaña Vista y luego clic en el botón Macros.

  2. Seleccionamos la macro que queremos ejecutar y luego presionamos el botón ejecutar, o paso a paso.

  3. Para eliminarla, hacemos clic en el botón Eliminar.


Aquí les dejamos el video tutorial explicando esta herramienta.