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Hacer una Carta y Darle Formato Para Imprimir


Hoy vamos a hacer una carta y vamos a aplicarle los formatos vistos en los anteriores capítulos. Repasaremos el formato de fuente, de párrafo, haremos la revisión ortográfica en todo el documento y también veremos la configuración de página.

También veremos cómo insertar una fecha y las opciones de impresión.

No importa el orden que se realicen las configuraciones, puede hacerse en el que se prefiera.

En la imagen que muestro debajo se encuentra la carta ya escrita, sin ningún formato y con errores ortográficos:

Carta Sin formato

Revisión ortográfica

  1. Hacemos clic en la pestaña revisar y luego clic en el botón ortografía y gramática del grupo Revisión, para que se abra el panel de revisión.

  2. Corregimos los errores uno por uno:

    • El apellido “Aimará” lo agregamos al diccionario.

    • A La palabra Inés le falta el acento, y está repetido el error dos veces en el documento, por lo que elegiremos la palabra correcta de la lista y luego hacemos clic en cambiar todo.

    • Las palabras profesor y atentamente le faltan letras, seleccionamos la palabra correcta de la lista y luego clic en cambiar.

Insertar Fecha

Tenemos dos formas de insertar la fecha, sin necesidad de escribirla completamente.

  1. Al escribir la fecha en un formato, aparecerá en la hoja una leyenda, por encima del cursor, que nos dice que presionemos ENTRAR para insertar. Al presionar la tecla ENTER se completará la fecha.

  2. La otra opción es hacer clic en la pestaña insertar y luego clic en el botón fecha y hora del grupo Texto. Se abrirá una ventana con diferentes opciones de formato de fecha. Seleccionamos una y luego hacemos clic en el botón aceptar.

Opciones de Insertar fecha

Formato de fuente

Sólo tenemos que seleccionar todo el texto y luego seleccionar el tipo de fuente y el tamaño. En este ejemplo utilicé el tipo de fuente Arial, en tamaño 12.

Formato de párrafo

  • Alineaciones: El párrafo que contiene la fecha se encuentra alineado a la derecha, los cuatro párrafos siguientes están alineados a la izquierda y el cuerpo de la carta tiene alineación Justificar. El párrafo de la firma tiene alineación centrada.

  • Sangrías: El cuerpo de la carta tiene sangría especial de primera línea. Hay que recordar que tenemos dos formas de agregar sangría: desde la regla horizontal o desde las opciones del grupo párrafo. El párrafo de la firma tiene sangría izquierda de aproximadamente 10 cm.

  • Espaciados: El cuerpo de la carta tiene espaciado posterior de 8 ptos e interlineado de 1,5 líneas.


Si tienen alguna duda de estas opciones, pueden consultar el video Nº3.

Bordes y sombreado

El último párrafo del documento tiene un borde superior, emulando la línea de firma. En este caso simplemente nos paramos en el párrafo haciendo un clic con el botón izquierdo, y luego clic en el botón bordes y en la opción borde superior. Como este párrafo tiene sangría izquierda, la línea de borde se medirá a partir de los 10 cm.

Diseño de página

Recuerden que el diseño de página lo configuramos desde la pestaña diseño de página, en el grupo configurar página.

Este documento tienen los siguientes formatos de página:

  • Márgenes personalizados: inferior y superior de 2,5 cm, y los márgenes izquierdo y derecho de 2 cm.

  • Tamaño de hoja A4.


Si tienen duda de los formatos de configuración de página, pueden consultar el video Nº 6.

Opciones de impresión

Una vez que hemos dado todos los formatos al documento, podemos enviarlo a imprimir. Para ello hacemos clic en la pestaña Archivo y luego clic en la opción Imprimir. Se abrirá una ventana como la siguiente:

Ventana Imprimir
  1. Vista Previa: Nos muestra una vista previa de impresión. En la parte inferior derecha tenemos el zoom.

  2. Desde esta sección de la ventana podemos elegir que página visualizar en la vista previa, haciendo clic en las flechas que se encuentran a izquierda y derecha, si el documento tiene más de una hoja. Como en este caso sólo tenemos una página en el documento, muestra la leyenda “página 1 de 1”.

  3. Copias: Permite elegir cuantas copias queremos imprimir del documento. Por defecto mostrará 1.

  4. Impresora: Desde aquí podemos elegir a qué impresora vamos a enviar a imprimir. Aquella que tiene el tilde verde es la predeterminada.

  5. Configuración: Desde aquí tenemos varias opciones para configurar formas de impresión y también opciones las opciones de configuración de página, que hemos dado desde la pestaña configurar página, también las tenemos aquí.

    Por ejemplo, si queremos imprimir algunas páginas del documento, en la caja que se encuentra debajo del botón “imprimir todas las páginas” escribimos los números de página: si escribimos 1-20, se imprimiría desde la página 1 a la 20), y si escribimos 1, 20 se imprime la página 1 y la página 20 únicamente.

    Desde el botón marcado con el texto imprimir a una cara podemos elegir si imprimir a una cara o a doble cara. Si elegimos imprimir a doble cara, Word imprimirá primero hojas pares o impares (dependiendo de cómo esté configurada la impresora) y aparecerá una ventana que pedirá que al terminar de imprimir saquemos las hojas y las volvamos a colocar en la bandeja de la impresora, hacer clic en aceptar y se imprimirá la segunda cara de la hoja.

    Podemos imprimir copias Intercaladas o Sin intercalar. Cuando imprimimos varias copias sin intercalar se imprime X veces cada página, es decir todas las página 1 primero, luego todas las 2 etc. (dependiendo de la cantidad de páginas que tenga el documento). Si utilizamos el intercalado, se imprime el archivo completo, una vez tras otra.

  6. Imprimir: Una vez configurada todas las opciones anteriores, hacemos clic en este botón para imprimir el documento.


Aquí les dejamos el video tutorial explicando todos los pasos.