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Formularios

Estamos acostumbrados a rellenar formularios, tanto en papel como con el teclado: Cuando rellenamos el formulario de inscripción a un curso, o los datos para dar de alta un nuevo correo electrónico. En Word también podemos crear y rellenar formularios.

Un formulario es un documento diseñado para que el usuario sólo introduzca datos (nombre, apellidos, dirección, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propósito.

En un formulario el usuario sólo debe escribir (rellenar) los datos solicitados en las áreas destinadas a ese propósito. Por lo tanto, un formulario hecho en Word sólo permitirá escribir en las zonas o campos de formulario especificados.

Todo documento de formulario está compuesto por dos partes bien diferenciadas:

  • Los textos fijos: Aquellos que no se pueden cambiar y que darán información sobre qué datos se espera que se ingresen.

  • Los campos de formulario: Son las zonas en que el usuario puede escribir o seleccionar información. Para estas zonas tenemos diferentes tipos de controles para insertar texto, imágenes, listas, fechas, entre otros.

Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Pestaña de programador en la Cinta de opciones. Para ello hacemos clic en Archivo y luego en Opciones. Desde la ventana que aparece hacemos clic en Personalizar cinta de opciones y tildamos el cuadro desarrollador. Por último hacemos clic en Aceptar.

activar Ficha Desarrollador

Veremos que aparece una nueva pestaña denominada Desarrollador.

Pestaña Desarrollador

Controles de formulario

Desde el grupo Controles encontramos los distintos tipos de controles que podemos agregar al documento.

Para insertar un control, nos posicionamos en la ubicación de la hoja donde queremos que aparezca, y luego seleccionamos el control.

grupo Controles

Propiedades de los controles

Una vez insertado el control podremos modificar sus propiedades, haciendo un clic en el botón propiedades del grupo controles.

Todos los controles de formulario comparten algunas propiedades, pero otras serán propias de cada control.

Las propiedades comunes a todos los controles son las siguientes:

propiedades Comunes
  • Título: Es el título del control de formulario. Aparecerá en la parte superior del control.

  • Etiqueta: nos permitirá identificar los controles. Sólo será visible si hacemos clic en el botón Modo Diseño en el grupo controles.

  • En la lista Mostrar como encontraremos diferentes formas de visualizar el control.

  • Desde la opción color podemos elegir el color para el borde y relleno de la etiqueta de nombre del control. Dependiendo de la forma de visualización, este color se aplicará de manera diferente:

  • opciones Mostrar Como Controles
  • Si tildamos la opción No se puede eliminar el control de contenido, impediremos que el usuario pueda borrar el control

  • Si tildamos la opción No se puede editar el contenido, no se podrá editar el contenido del control.

  • Los controles que incorporen texto, como texto enriquecido, texto sin formato, listas desplegables, mostrarán también opciones para aplicarles estilos. Lo que debemos hacer es tildar la opción usar un estilo para dar formato al texto en el control vacío, y luego elegir el formato de estilo desde la lista, o haciendo un clic en el botón Nuevo estilo para crear y dar formato a un nuevo estilo de texto.

Propiedades específicas de cada control

Además de las propiedades generales, cada tipo de control de formulario tiene sus propiedades específicas:

controles De Formulario
  1. Tanto el control de texto enriquecido (1) como texto sin formato (2) tienen la opción Quitar control de contenido cuando se modifique, que permite que al introducir el texto, este se creará como texto normal y el control desaparecerá.

  2. El control texto sin formato cuenta con la opción Permitir retornos de carro, que permite escribir varios párrafos sobre dicho control.

  3. El control Imagen, permitirá al usuario añadir una imagen pulsando sobre él. No contiene propiedades específicas. Al insertar el control de imagen, se mostrará la pestaña de herramientas de imagen, por lo que podemos elegir los formatos que luego tendrá la imagen que inserte el usuario.

  4. En Control de relleno de casilla permite agregar una casilla de verificación. Podemos elegir, desde las propiedades del control, qué símbolo aparecerá al estar tildada o destildada la casilla.

  5. Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado permiten al usuario elegir una opción de una lista de elementos. La diferencia entre ambos es que el cuadro combinado aparece plegado en un principio y permite al usuario escribir, y el cuadro de lista aparece ya desplegado y sólo permite elegir una opción entre las existentes. Al hacer clic en propiedades encontraremos las propiedades de la lista desplegable, donde podremos Agregar, quitar, modificar elementos, y también cambiar el orden de los mismos en la lista, utilizando los botones Subir y bajar.

  6. propiedades Lista Desplegable
  7. El control Selector de fecha, mostrará un calendario, desde donde el usuario podrá seleccionar una fecha. Al hacer un clic en propiedades del selector de fecha, podremos seleccionar el formato, la configuración regional y el tipo de calendario.

  8. propiedades Selector Fecha

Otros controles muy útiles se encuentran haciendo clic en el botón Herramientas heredadas. Al hacer un clic en este botón encontraremos dos listas de controles: Formularios heredados y controles ActiveX.

herramientas Heredadas

Los controles heredados son parecidos a los normales, y se usan para construir formularios en versiones de Word anteriores a la 2007. A diferencia de los controles vistos anteriormente, estos controles no permiten algunas funcionalidades que si permiten los normales, debido a que se usan para compatibilidad con otras versiones.

Los controles ActiveX se usan para programación con VBA (Visual Basic), para crear páginas Web, y otros aspectos más avanzados. Al insertar uno de estos controles y hacer clic en el botón propiedades se abrirá un panel con opciones de programación que podemos modificar.

propiedades Controles Activex

Agregar texto de ayuda

Para modificar el texto de ayuda, instrucciones para el llenado del campo de formulario, seguimos estos pasos:

  1. Hacemos clic en el botón Modo Diseño para activarlo.

  2. Modificamos el texto informativo de el o los controles de formulario

  3. Si lo queremos, podemos volver a hacer clic en el botón modo diseño para desactivar la opción.

Proteger el formulario

Una vez que hemos diseñado el formulario, agregando los textos fijos y los controles de formulario, y configurado las propiedades de cada control, sólo nos queda proteger el formulario. Si no hiciéramos esto, el usuario podría editar o eliminar lo que haya en el documento. Para proteger el formulario seguimos estos pasos:

  1. Desde la pestaña Desarrollador, hacemos clic en la opción Restringir edición.

  2. restringir Edicion
  3. Desde el panel Restringir edición, tildar la opción Permitir solo este tipo de edición en el documento y, seguidamente, seleccionar la opción Rellenado de formulario de la lista.

  4. Para que la protección tenga efecto, hacemos clic en el botón Si, aplicar la protección, y escribir una contraseña. Si está activado el modo diseño del grupo controles, el botón para aplicar protección no estará activado, por lo que debemos desactivar la opción modo diseño para poder proteger el formulario.

Si guardamos el documento del formulario como un aplantilla, los usuarios podrán rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado, y guardar lo que rellenen como un documento normal.

panel Restringir Proteccion

Aquí les dejamos el video tutorial explicando estas herramientas.