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Crear etiquetas con combinación de correspondencia

Podemos usar la opción etiquetas de combinación de correspondencia si queremos crear etiquetas para agregar el precio de productos o gafetes con los nombres de los invitados de una fiesta, por ejemplo.

Esta opción nos creará una tabla que completaremos con los datos de la combinación. Cada celda contendrá los datos combinados de cada registro del documento de origen de datos.

Si bien la forma de realizar la combinación es parecida a lo que hemos mostrado en los videos anteriores, aquí habrá que elegir o crear el tamaño y la cantidad de etiquetas que tendremos en la hoja, y actualizar las etiquetas para conseguir una etiqueta por celda.

Crear las etiquetas

El primer paso que debemos hacer es crear las etiquetas, definiendo la estructura de las mismas.

  1. Hacemos clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia de la pestaña correspondencia y elegimos la opción Etiquetas. Se abrirá la siguiente ventana.

  2. opciones Para Etiquetas
  3. Desde información de la impresora elegimos la forma de impresión. Si elegimos la opción impresora de páginas podremos elegir en el desplegable de la derecha, la bandeja de alimentación.

  4. Desde información de etiquetas elegimos la marca del papel de etiqueta, y desde la lista Número de producto elegimos el tipo de producto. A la derecha, en información de etiquetas nos muestra el detalle de cada una de las etiquetas (el alto y ancho y el tamaño de página). En caso de no estar seguros qué etiqueta usar, o si se quiere crear un nuevo tamaño de etiquetas, hacemos un clic en el botón Nueva etiqueta; más abajo en este tutorial se encuentra la explicación de este apartado.

  5. Por último, hacemos clic en Aceptar.

  6. Word creará en la hoja una tabla sin bordes con el tamaño especificado de cada etiqueta. Si queremos ver los bordes de cada etiqueta, damos formato desde la pestaña diseño del grupo de pestañas de herramientas de tabla.

Crear una nueva etiqueta

En caso de que no se haya encontrado en la lista de etiquetas un tamaño acorde para nuestro documento, hacemos clic en el botón Nueva etiqueta de la ventana Opciones de etiqueta. Aparecerá la siguiente ventana:

detalles Opciones Para Etiquetas
  1. Escribimos el nombre para la etiqueta.

  2. En la parte inferior especificamos el alto y ancho de la etiqueta, y los tamaños de margen y extremo y el tamaño de página. Para guiarnos se nos muestra en la parte superior de la ventana, una imagen previa.

  3. Al finalizar presionamos Aceptar. En caso de que los tamaños no coincidan, Word mostrará una ventana de advertencia explicando la situación y volverá a la pantalla anterior y podremos hacer las modificaciones necesarias.

Hacer la combinación de correspondencia

  1. Desde la pestaña Correspondencia hacemos clic en el botón Seleccionar destinatarios y buscamos el archivo de origen de datos.

  2. Nos posicionamos en la primer celda de la tabla y, desde las opciones del grupo escribir e insertar campos seleccionamos los campos variables que queremos agregar; si hace falta escribimos el texto fijo, pero siempre en la primer celda.

  3. Damos los formatos de fuente y párrafo que más nos guste.

  4. Hacemos clic en el botón Actualizar etiquetas del grupo escribir e insertar campos. Veremos que en cada celda se completa con los campos más un nuevo campo al principio con el texto «Próximo registro». Este campo es el que hará que en cada ceda aparezca un campo variable diferente; si no estuviera, se repetiría el mismo campo de la primera celda.

vista de Etiquetas

Otra forma de hacer las etiquetas

Si no queremos hacer todos los pasos para crear la etiqueta, podemos realizar los siguientes pasos:

  1. Creamos la tabla y le damos el alto y ancho que queramos a las celdas.

  2. Desde la pestaña correspondencia, hacemos clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia y hacemos clic en la opción etiquetas… Luego hacemos clic en Cancelar. Con este truco ha quedado vinculado el documento a la opción etiquetas.

  3. Luego seguimos el resto de los pasos, agregando los campos combinados y el texto fijo que necesitemos.

  4. Por último hacemos clic en Finalizar y combinar y elegimos la opción que deseamos.


Aquí les dejamos el video explicativo de este tutorial.