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Documento Maestro

Un documento maestro es un documento propiamente dicho, que puede contener (o no) el mismo contenido que un documento normal (títulos, párrafos, imágenes, gráficos, etc.) y además contiene vínculos a un conjunto de archivos o subdocumentos separados.

Cualquier cambio o modificación que se realice a uno de estos subdocumentos se verá automáticamente reflejado en el documento maestro, ya que éste contiene los enlaces a los subdocumentos.

Esta opción que nos brinda Word es muy útil cuando tenemos documentos extensos. Nos sirve para poder estructurar el documento final, basándonos en un conjunto de documentos. De esta manera, si estamos trabajando en grupo, cada miembro puede editar una parte del documento, sin estar trabajando directamente sobre el documento principal.

Para trabajar con documentos maestros tenemos que hacerlo en la vista de esquema, por lo que lo primero que tenemos que hacer es ir a la pestaña vista y hacer clic en el botón Esquema.

Los botones del documento maestro

En la pestaña esquema encontraremos todas las opciones para trabajar con el documento maestro.

grupo Documento Maestro

Hacemos clic en el botón Mostrar documento. Se nos mostrarán más botones a la derecha de este botón.

mostrar Documento
  • El botón Mostrar documento sólo mostrará u ocultará los botones de documento.

  • El botón Contraer subdocumentos, expande o contrae los subdocumentos que se incluyen en el documento maestro.

  • Si tenemos un subdocumento vinculado al documento maestro, al hacer clic en el botón Desvincular, desvincula el subdocumento del documento maestro.

  • El botón Insertar permite insertar un subdocumento al documento maestro.

  • El botón crear permita crear un documento maestro.

  • Combinar permite combinar varios subdocumentos seleccionados en uno solo.

  • Dividir hace lo contrario que la opción combinar, divide un subdocumento en varios.

  • El botón Bloquear documento coloca un subdocumento como de sólo lectura, impidiendo así que pueda ser modificado.

Crear el documento maestro

Podemos hacerlo de dos formas diferentes:

  • Si contamos con un documento, podemos convertirlo en documento maestro. Esta opción es útil si ya contamos con los subdocumentos y queremos unificarlos en un documento maestro.

  • Podemos empezar de cero, con un documento en blanco, agregando niveles de esquema. Esta opción será útil si tenemos pensada la organización del documento que queremos crear.

En cualquiera de los dos casos, el subdocumento quedará agregado al documento maestro. Si salimos de la vista de esquema, el subdocumento se verá como parte del documento maestro. Si editamos el contenido o modificamos el formato del subdocumento incrustado, se actualizará automáticamente el archivo de éste.

Convertir documento existente en documento maestro

Teniendo abierto el documento que servirá de documento maestro, sólo nos quedará fusionar los subdocumentos.

  1. Hacemos clic en la pestaña vista, y luego clic en el botón esquema.

  2. Escribimos el título, en caso de que el subdocumento no lo tenga, y le damos el estilo de título que corresponda.

  3. Para insertar un subdocumento, hacemos clic en insertar, de la pestaña esquema Aparecerá la ventana para buscar e insertar un archivo.

  4. Seleccionamos el documento que queremos insertar y hacemos clic en el botón abrir.


Crear un documento maestro de cero

  1. Desde el nuevo documento en blanco, hacemos clic en la pestaña vista, y luego clic en el botón esquema.

  2. Creamos el esquema del documento, agregando los títulos y subtítulos que sean necesarios.

  3. Por cada uno de los títulos que creamos, y para los que vamos a necesitar agregar un subdocumento, nos posicionamos en la línea siguiente y hacemos clic en el botón crear de la pestaña esquema, para crear un subdocumento.

  4. Redactamos el contenido del subdocumento.

  5. Al guardar el documento maestro se guardarán también los subdocumentos, creando un archivo para cada uno de ellos, y se guardarán en la misma carpeta donde se almacene el documento maestro.

Mostrar u ocultar subdocumentos

Haciendo clic en el botón contraer documentos de la pestaña esquema, podremos mostrar u ocultar el contenido de los subdocumentos que hayamos insertado. Al ocultar, o contraer, aparecerá una línea con la ruta del archivo vinculado.

ejemplo SubDocumento Vinculado

Desvincular subdocumento

Al hacer clic en el botón desvincular quitamos el vínculo entre el subdocumento y el documento maestro. AL hacer un clic en este botón, el contenido del subdocumento pasa a formar parte del documento maestro, y ya no habrá vínculo con el archivo del subdocumento. En consecuencia, al modificar el contenido del subdocumento, al estar desvinculado, no se verá el cambio en el archivo.

Combinar documentos

  1. Para combinar los documentos, primero debemos seleccionarlos, haciendo clic en el icono cuadrado que aparece en la parte superior izquierda de la ruta del subdocumento. Hacemos esto con cada uno de los archivos vinculados.

  2. Luego, hacemos clic en el botón combinar de la pestaña esquema. Todos los documentos quedarán fusionados en uno solo, el documento maestro.

Dividir

En caso que tengamos un subdocumento muy extenso, podemos dividirlo siguiendo estos pasos:

  1. Nos posicionamos una línea por encima de donde queremos dividir, o al principio del título donde queremos empezar a dividir.

  2. Hacemos clic en el botón dividir de la pestaña esquema.

  3. Al guardar los cambios notaremos que tendremos un nuevo documento en la carpeta donde se encuentran los demás. El nombre que este nuevo archivo tomará es el del primer título.

Bloquear documentos

Si estamos trabajando en equipo, podemos utilizar el botón bloquear documentos de la pestaña esquema, para evitar que los subdocumentos sean modificados por otros miembros del equipo. Los demás miembros del grupo podrán abrir los subdocumentos en modo solo lectura.

Los subdocumentos que estén bloqueados tendrán un icono en forma de candado a la izquierda.

Aquí les dejamos el video tutorial explicando estas opciones.