Alpha Code Labs | Video Tutoriales y Aplicaciones M&oacuteviles

Combinar correspondencia

Si necesitamos una misma carta para diferentes personas y direcciones, la herramienta combinación de correspondencia de Word nos es de mucha ayuda.

Esta herramienta nos permite crear copias de un mismo documento, donde tenemos texto fijo y solo varían algunos datos. Word se encargará de generar el texto o datos variables (los que cambian encada copia). De esta manera, podemos generar en forma automática cartas, sobres, etiquetas, tarjetas, etc.

Para crear un documento con combinación de correspondencia debemos contar con dos documentos principales:

  • El documento maestro, o principal: Es el documento de Word que contiene el texto fijo y los campos variables, que tomarán su valor del documento Origen de datos.

  • El Origen de datos: Es el documento donde se almacenan los datos variables de la combinación. Siempre tiene que ser una tabla, cada columna con su título, y puede ser una tabla creada en Word, una planilla de cálculo de Excel, una tabla de Access, una lista de direcciones de Outlook. También puede crearse la tabla en el momento de realiza la combinación, desde el documento maestro.

Una vez realizada la combinación de correspondencia, tendremos un documento nuevo de Word que contendrá tantas páginas como cantidad de “destinatarios” (filas) del origen de datos hayamos seleccionado para realizar la combinación.

diagrama Explicativo Combinar

Las herramientas de combinación de correspondencia se encuentran dentro de la pestaña Correspondencia:

ficha Correspondencia

Configurar del documento maestro

  1. En la pestaña correspondencia hacemos clic en el botón iniciar combinación de correspondencia. Por defecto estará seleccionada la opción cartas, pero podemos elegir sobres, etiquetas. También podemos hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia; se abrirá el asistente en un panel a la derecha de la ventana. En caso de elegir esta opción, el resto de los pasos se harán desde el asistente.

  2. Escribimos el texto e insertamos los elementos fijos: aquellos que se repetirán en todas las hojas.

  3. Hacemos clic en el botón Seleccionar destinatarios, para conectar el documento con el origen de datos, y elegimos una de las siguientes opciones:

    • Escribir una nueva lista: En caso de que no hayamos creado el archivo con la tabla de datos podemos usar esta opción. Es útil cuando la cantidad de destinatarios a incluir en la combinación es pequeña.

    • Usar una lista existente: Al hacer un clic en esta opción se abrirá la ventana para poder buscar el archivo donde hemos guardado los datos variables para la combinación.

    • Elegir los contactos de Outlook: En este caso deberemos tener configurado el correo electrónico en el programa Outlook de nuestra computadora para utilizar esta opción.

    Nota: si queremos editar la lista de destinatarios, hacemos un clic en el botón Editar lista de destinatarios.

  4. Nos posicionamos en cada una de las ubicaciones donde queremos agregar los campos y desde el botón Insertar campo combinado elegimos el campo que queremos agregar. Aparecerá en la hoja el nombre del campo encerrado entre picos (Ej.: <>). Podemos agregar línea de saludo o bloque de direcciones de la misma manera que la opción de campo combinado; en este caso se agregará la línea de saludo o de bloque de dirección con el campo combinado.

  5. insertar Campo Combinado
  6. Podemos hacer clic en el botón Resaltar campos de combinación para resaltar en la hoja los campos variables.

  7. Para visualizar cómo va quedando la combinación podemos hacer clic en el botón vista previa de resultados y movernos con los botones Primer registro, anterior, siguiente y último que se encuentran a la derecha del botón de vista previa, para ver cómo queda cada dato y evitar de esta forma combinar con errores.

  8. vista Previa Correspondencia
  9. Una vez finalizada la combinación de correspondencia, y luego de dar todos los formatos y verificar que no existen errores, hacemos un clic en el botón Finalizar y combinar. Se abrirá un nuevo documento con todos los datos combinados. Guardamos el archivo e imprimimos.

Editar lista de destinatarios

Al hacer un clic en el botón Editar lista de destinatarios se abrirá la ventana destinatarios de correspondencia. En ella se mostrará cada uno de los registros (filas) y los campos (columnas) del archivo de origen de datos.

En caso de haber elegido la opción Escribir una nueva lista del botón Seleccionar destinatarios también se abrirá esta ventana, pero con campos vacíos que podremos ir llenando; luego Word nos pedirá que guardemos el archivo.

Editar Destinatarios de Correspndencia

La primer columna de la tabla contiene la ruta donde se encuentra almacenado el archivo de origen de datos, y la segunda contiene una casilla de verificación, que podemos destildar en caso de que no queramos agregar ese registro a la combinación. Luego tenemos cada uno delos campos del archivo de origen de datos.

Cada una de las columnas, más precisamente en el nombre de ella, contiene una flecha. Esta flecha permitirá ordenar en forma ascendente o descendente los registros.

En la parte inferior tenemos botones que nos permitirán filtrar, ordenar por vario campos, buscar duplicados, destinatarios y validar direcciones.

Una vez finalizada la edición presionamos la tecla Aceptar.

Esta comprobación o edición de destinatarios podemos realizarla en cualquier momento, luego de seleccionar el archivo para la combinación y antes de finalizar el proceso de combinar correspondencia.


Aquí les dejamos el video tutorial explicando cada una de estas opciones.