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Páginas de Catálogo

Publisher nos permite conectarnos a un origen de datos (como por ejemplo una base de datos, una hoja de cálculo o incluso un archivo de texto) y usar los datos para crear de forma rápida un catálogo de los productos o servicios. La combinación de catálogos también se puede usar para crear directorios, álbumes de fotos o cualquier otro tipo de publicación que muestre uno o varios elementos en cada página.

La combinación de catálogos es muy parecida a la combinación de correspondencia. Cuando se usa la combinación de catálogos, se crea una publicación de plantilla de combinación de catálogos, se combina la plantilla con la información de un origen de datos y luego se generan las páginas combinadas.

Es conveniente iniciar la combinación de catálogos en una publicación en blanco, seleccionando el tamaño de la página y configurando los márgenes, combinaciones de color, etc.

Se deberá contar también con el documento de origen datos. Si el catálogo va a contener imágenes, tendremos que colocar una columna que contenga la ruta completa de ubicación del archivo de imagen, y el nombre del archivo y su extensión (Ej.: Bibliotecas\Imágenes\catálogo de productos\cámara.jpg).

Al igual que la combinación de correspondencia, podremos crear el origen de datos en el momento de realizar el catálogo.

Aquí un ejemplo de tabla de datos de origen:

Ejemplo de una tabla de origen de datos de Catálogo

Comenzar la creación del catálogo

  1. Creamos una nueva publicación en blanco, eligiendo el tamaño de página para nuestra publicación de catálogo. Si queremos, en este momento podemos especificar el diseño de página principal y la combinación de colores y fuentes para el catálogo.

  2. Luego, hacemos clic en la pestaña insertar y luego clic en el botón Páginas de Catálogo que se encuentra en el grupo Páginas.

  3. bóton Página de Catálogo
  4. Las páginas de catálogo se crearán con un área de combinación de catálogos. Esto se ve como una pila de páginas en el panel de páginas y con un cuadro con el texto Cuadro de combinación de catálogos en la página.

  5. Cuadro Combinación de Catálogo

    Aparecerá también la pestaña Herramientas de catálogo en la cinta de opciones:

    Pestaña Herramientas de Catálogo
  6. Podemos en este momento, agregar los textos, formas e imágenes que queramos que aparezcan en todas las hojas del catálogo (datos fijos de la combinación).

  7. Después de dar formato a la página de la plantilla de combinación de catálogos, el paso siguiente es crear el origen de datos o seleccionar el archivo, si es que ha sido creado con anticipación. Hacemos un clic en el botón Agregar lista de la pestaña de herramientas de catálogo y elegimos la opción que corresponda:

    • Seleccionamos Escribir una lista nueva si no contamos con un archivo de origen y queremos crearlo en ese momento. Luego nos pedirá que lo guardemos.

    • Si ya contamos con el archivo, hacemos clic en usar una lista existente, ubicamos el archivo en nuestra computadora y lo seleccionamos.

    • Si queremos crear un directorio con los contactos de correo electrónico, hacemos clic en Seleccionar de los contactos de Outlook. Para poder utilizar esta opción, debemos tener configurado el programa Outlook.

  8. Podemos elegir el formato de nuestro catálogo desde las opciones del grupo diseño de la pestaña de herramientas de catálogo.

  9. Grupo Diseño Pestaña Catálogo
    1. Desde la galería de diseños, seleccionamos el diseño que mejor se ajuste a nuestro estilo de catálogo.

    2. Desde el botón Filas y columnas podemos elegir la cantidad de filas y columnas que queremos tener en cada página del catálogo.

    3. Desde el botón Orden de relleno se puede elegir como será la forma en que se rellenarán las filas y columnas del catálogo (de izquierda a derecha y luego hacia abajo, o de arriba hacia abajo y luego a la derecha)

    4. El botón Áreas de repetición permite especificar cuantas áreas de repetición se tendrá en cada página. Cada área de repetición puede contener su propio formato. Con esta opción podemos tener columnas o filas del área de catálogo con diferentes formatos.

Para insertar los campos de combinación:

  1. Seleccionamos la ubicación donde queremos agregar el campo.

  2. Hacemos clic en el botón campo de texto y seleccionamos el campo que queremos agregar. Aparecerán aquí las cabeceras de las columnas del archivo de datos.

  3. Para agregar el campo de imagen, simplemente hacemos un clic en el botón Campo de imagen, y luego clic en la opción imagen.

  4. Grupo Insertar de pestaña Catálogo

Finalizar la combinación de catálogo

  1. Podemos hacer clic en el botón vista previa de resultados, para ver cómo se mostrarán los datos del catálogo una vez que se finalice la combinación. Podemos movernos con los botones primero, anterior, siguiente y ultimo para visualizar cada una de las páginas del catálogo.

  2. Grupo vista Previa Catálogo
  3. Al igual que en la combinación de correspondencia, contamos con tres opciones a la hora de finalizar la combinación: Combinar en una nueva publicación, agregar a una publicación existente, o combinar al imprimir. Estas opciones se encuentran dentro del grupo Combinar de la pestaña herramientas de catálogo.

  4. Terminar Combinación de Catálogo
    • Combinar en una nueva publicación: Utilizaremos esta opción si queremos editar las páginas combinadas, guardarlas para usarlas más adelante o imprimirlas posteriormente. Seleccionando esta opción se creará una nueva publicación con los datos ya combinados. Las páginas del catálogo aparecerán separadas en la nueva publicación.

    • Agregar existente: Si ya tenemos las portadas configuradas en una publicación independiente queremos colocar el catálogo al final podemos agregar el contenido combinado directamente a este archivo. Al hacer un clic en esta opción nos pedirá que abramos el archivo existente y luego se realizará la combinación en él.

    • Imprimir: Al seleccionar esta opción, Publisher mostrará la pantalla de impresión y realizará la combinación. Esta opción es útil cuando no queremos crear un nuevo archivo y queremos imprimir el catálogo de una vez.


Aquí les dejamos el video tutorial explicando esta herramienta.