Alpha Code Labs | Video Tutoriales y Aplicaciones M&oacuteviles

Crear Tarjeta de Invitación y Sobre con Combinación de Correspondencia

En este tutorial veremos una manera sencilla de crear una tarjeta de invitación para una fiesta de quince años y un sobre.

  1. El primer paso será crear el archivo de origen de datos, con todos los invitados a la fiesta. Para poder manipular más fácilmente la información que vamos a utilizar en la tarjeta (en este caso se utilizará nombre y apellido solamente, pero en el caso de querer realizar otro tipo de combinación, podríamos tener más información) es conveniente que cada dato esté ubicado en su propia columna. Este archivo puede ser creado en Excel, en Word (usando tablas). También podemos generarlo desde la opción Escribir una nueva lista, haciendo clic en el botón seleccionar destinatarios de la pestaña correspondencia.

  2. También tendremos que crear el archivo documento principal, que contendrá los datos fijos y los datos de la combinación.

    Aquí unos ejemplos de la tabla de origen de datos (que ha sido creada en Word) y del documento principal, que corresponde a la tarjeta de invitación:

    Origen de datos
    Documento principal
  3. Teniendo abierto el documento principal, hacemos clic en la pestaña correspondencia, y luego clic en el botón Seleccionar destinatarios.

  4. Hacemos clic en la opción Usar una lista existente, y seleccionamos el archivo de datos.

  5. Se abrirá la ventana de destinatarios. Desde aquí podemos filtrar los destinatarios, Ordenarlos por alguno de los campos, quitar repetidos (si es que hay). Presionamos el botón Aceptar.

  6. Ventana Destinatarios Invitacion
  7. Hacemos clic en el botón Insertar campo de combinación de la pestaña correspondencia y seleccionamos uno de los campos.

  8. Nota: Si nos situamos dentro de un cuadro de texto existente (haciendo un clic dentro de él) el campo de combinación queda dentro de él, en vez de crearse un nuevo cuadro de texto. Repetimos este paso con todos los campos que necesitemos agregar.

  9. Una vez finalizada la combinación, y luego de haber dado formato a los elementos, hacemos un clic en el botón Vista previa de resultados, para corroborar no haya ningún desbordamiento.

  10. Para finalizar, hacemos clic en el botón Finalizar y combinar. Elegimos una de las opciones. En mi caso siempre prefiero la opción combinar en una nueva publicación y luego guardo el archivo, pero si uno va a imprimir en el momento elegimos la primer opción.

  11. Para imprimir, si la hoja es más pequeña que una hoja A4, y pueden imprimirse más de una tarjeta de invitación en una hoja, elegimos la opción varias páginas en cada hoja, en las opciones de configuración de la ventana imprimir.

  12. Opciones de Impresión

Para el sobre

El sobre será un nuevo archivo documento principal, donde tendremos los textos y elementos fijos y los datos variables de la combinación. Utilizaremos el mismo archivo de datos de origen.

  1. Hacemos clic en Archivo>Nuevo y luego clic en Más tamaños de página en blanco.

  2. Buscamos la carpeta sobres y hacemos un clic en ella.

  3. Carpeta Sobres
  4. Seleccionamos el tamaño de sobre. Si no se encuentra el tamaño específico, podemos crear un nuevo tamaño de página con tipo de diseño Sobre.

  5. Damos formato al sobre, agregando los elementos fijos y luego realizamos la combinación de correspondencia de la misma manera que con la tarjeta.

  6. Para agregar el bloque dedirecciones, hacemos clic en el botón Bloque de direcciones de la pestaña Correspondencia

  7. Ventana Insertar Bloque de Direcciones
  8. Para agregar más campos al bloque de direcciones, hacemos clic en el botón Asignar campos... que se encuentra en la parte inferior del área de vista previa. Se abrirá la siguiente ventana:

  9. Ventana Asignar Campos
  10. Desde la lista desplegable de cada uno de los campos, seleccionar el título del campo combinado que corresponda. Luego hacer clic en Aceptar y nuevamente en Aceptar.

  11. Sobre Invitacion Combinar

Aquí les dejamos el video tutorial explicando estas herramientas.