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Combinar Correspondencia

Al igual que en Word, en Publisher tenemos la posibilidad de realizar una combinación de correspondencia. Mediante esta opción podemos agregar a la publicación datos que están almacenados en otro archivo. Por ejemplo, podemos usar esta opción si estamos realizando una tarjeta de invitación y queremos incluir el nombre del invitado en cada tarjeta.

Las herramientas de combinación de correspondencia se encuentran dentro de la pestaña Correspondencia:

Pestaña Correspondencia

La forma de trabajar es muy parecida a la opción de combinación de correspondencia de Word.

Tendremos dos documentos principales:

  • El documento principal, que contendrá elementos fijos (que se repetirán en cada página de la publicación) y elementos variables (los que irá cambiando en cada página).

  • El origen de datos, que de donde agregaremos los datos variables. Una vez finalizada la combinación de correspondencia obtendremos un nuevo archivo de Publisher con todos los elementos combinados ya insertados.

Como primer paso deberemos crear nuestro documento de origen de datos. Esto podemos realizarlo utilizando el programa Excel o agregando los datos en una tabla en Word, pero no puede usarse Publisher para crear el documento de datos de origen. Cada columna de la tabla debe estar identificada con su nombre. No es necesario darle formatos.

También deberemos crear el documento principal, con todos los datos y elementos fijos, y dejando espacio para los campos variables. En la imagen que aparece debajo de este texto vemos un ejemplo de un diploma. En él se han agregado todos los elementos fijos (bordes, texto fijo, imágenes) y se ha dejado espacio para los campos de la combinación.

Ejemplo Certificado combinar correspondencia

Crear la combinación de correspondencia

  1. Con el documento principal abierto, hacemos clic en la pestaña Correspondencia.

  2. Podemos hacer clic en el botón combinación de correspondencia, y luego clic en Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia… y seguir los pasos desde el panel del asistente que aparecerá a la derecha. De lo contrario seguimos con los pasos descritos debajo.

  3. Para seleccionar el archivo de origen de datos hacemos clic en el botón seleccionar destinatarios. Al igual que en Word, encontraremos las siguientes opciones:

    • Escribir una nueva lista: En caso de que no hayamos creado el archivo con la tabla de datos podemos usar esta opción. Es útil cuando la cantidad de destinatarios a incluir en la combinación es pequeña.

    • Usar una lista existente: Al hacer un clic en esta opción se abrirá la ventana para poder buscar el archivo donde hemos guardado los datos variables para la combinación.

    • Elegir los contactos de Outlook: En este caso deberemos tener configurado el correo electrónico en el programa Outlook de nuestra computadora para utilizar esta opción.

    En nuestro caso, como ya ha sido creado el archivo de origen de datos, elegiremos la opción usar una lista existente. Buscamos el archivo de origen de datos, desde la ventana que se abrirá, y lo abrimos.

  4. Desde el botón Insertar campo de combinación, seleccionamos el campo que queremos agregar. Aparecerá en la página el nombre del campo encerrado entre picos (Ej.: <>) dentro de un cuadro de texto. Le damos formato al campo, modificando las opciones de fuente, de párrafo y las alineaciones.

  5. El botón Bloque de direcciones nos permitirá agregar campos en el formato de dirección de una carta. Al hacer un clic en él aparecerá la siguiente ventana:

    Ventana Bloques de Direcciones

    Desde aquí podemos elegir un formato para el nombre del destinatario y otras opciones para configurar el bloque de direcciones. Una vez editada las opciones hacemos clic en Aceptar.

    El botón Línea de saludo nos permitirá agregar un saludo, donde aparecerá el campo de nombre del destinatario en él. Al hacer clic en este botón se abrirá la siguiente ventana:

    Ventana Insertar Línea de Saludo

    Desde esta ventana elegimos el formato para la línea de saludos. Podemos visualizar cómo quedará la línea de saludos desde la vista previa de destinatarios, en la parte inferior de la ventana. Al finalizar hacemos clic en Aceptar. Se insertará en la hoja un cuadro de texto con la línea de saludo.

  6. Para visualizar cómo va quedando la combinación podemos hacer clic en el botón vista previa de resultados y movernos con los botones Primer registro, anterior, siguiente y último que se encuentran a la derecha del botón de vista previa, para ver cómo queda cada dato y evitar de esta forma combinar con errores. Tenemos aquí también el botón excluir este destinatario; al hacer un clic en él quitará el campo del destinatario que se está visualizando en ese momento.

  7. Grupo Vista Previa
  8. Una vez finalizada la combinación de correspondencia, y luego de dar todos los formatos y verificar que no existen errores, hacemos un clic en el botón Finalizar y combinar. Tendremos aquí tres opciones:

    • Combinar al imprimir: Se realiza la combinación al enviar a imprimir. Se abrirá la pantalla de vista previa de impresión, y mostrará todas las hojas que se imprimirán, con los valores variables ya insertados.

    • Combinar en una nueva publicación: Creará una nueva publicación con los datos de los destinatarios insertados, y varias páginas.

    • Agregar a publicación existente: Permite agregar la combinación a una publicación existente. Al hacer un clic en él nos pedirá que busquemos y abramos el archivo de destino.

    Hacemos clic en la opción correspondiente. Guardamos el archivo e imprimimos.

Editar lista de destinatarios

Al hacer un clic en el botón Editar lista de destinatarios se abrirá la ventana destinatarios de correspondencia. En ella se mostrará cada uno de los registros (filas) y los campos (columnas) del archivo de origen de datos.

En caso de haber elegido la opción Escribir una nueva lista del botón Seleccionar destinatarios también se abrirá esta ventana, pero con campos vacíos que podremos ir llenando; luego Publisher nos pedirá que guardemos el archivo.

Editar Destinatarios de Correspondencia

La primer columna de la tabla contiene la ruta donde se encuentra almacenado el archivo de origen de datos, y la segunda contiene una casilla de verificación, que podemos destildar en caso de que no queramos agregar ese registro a la combinación. Luego tenemos cada uno de los campos del archivo de origen de datos.

Cada una de las columnas, más precisamente en el nombre de ella, contiene una flecha. Esta flecha permitirá ordenar en forma ascendente o descendente los registros.

En la parte inferior tenemos botones que nos permitirán filtrar, ordenar por varios campos, buscar duplicados, destinatarios y validar direcciones.

Una vez finalizada la edición presionamos la tecla Aceptar.

Esta comprobación o edición de destinatarios podemos realizarla en cualquier momento, luego de seleccionar el archivo para la combinación y antes de finalizar el proceso de combinar correspondencia.


Aquí les dejamos el video tutorial explicando cada una de estas opciones.